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Amtssignatur

Ab 1. Jänner 2011 müssen alle Ausfertigungen in Form von elektronischen Dokumenten, die unter das Allgemeine Verwaltungsverfahrensgesetz (AVG) fallen, mit einer sogenannten Amtssignatur versehen sein. Dasselbe gilt für Ausdrucke, sofern sie nicht eine Unterschrift des Genehmigenden oder eine Beglaubigung durch die Kanzlei enthalten.

Die Amtssignatur ist die digitale Signatur einer Behörde, die auf Bescheide und andere Erledigungen – und zwar in sichtbarer Form – aufgebracht wird. Dadurch ist für den Empfänger erkennbar, dass es sich um ein amtliches Schriftstück handelt. Dies wird visuell durch die Bildmarke der Behörde (vergleichbar einem „Rundstempel“) sowie einen Hinweis, dass das Dokument amtssigniert wurde, dargestellt. Damit ist gewährleistet, dass das Dokument auch tatsächlich von der betreffenden Behörde stammt. Prüfmechanismen für die Signatur und eine Verifikationsmöglichkeit für den Ausdruck müssen von der Behörde zur Verfügung gestellt werden.

Muster einer Bildmarke

Muster eines Signaturblocks

Unterstützung bei der Einführung durch Handbuch

Um die Kommunalverwaltungen bei der organisatorischen Einführung der Amtssignatur zu unterstützen, hat der Österreichische Städtebund im Rahmen der Leitinitiative "E-Government-Referenzstädte" ein Handbuch zur Einführung der Amtssignatur in der Kommunalverwaltung erstellt.

Zentrale Inhalte sind die organisatorische Unterstützung bei der Beschaffung und Einrichtung des Amtssignatur-Zertifikates inklusive aller notwendigen Vorkehrungen für die Verwendung. Die Bandbreite reicht von der Bestellung des Zertifikates im Auftrag der Gemeindeverwaltung, der Gestaltung der visuellen Darstellung (Bildmarke und Hinweis sowie Prüfinformation) in Abstimmung mit der Gemeindeverwaltung bis zur Gestaltung der Informationswebseite für die gesicherte Veröffentlichung der Bildmarke.

Dienstleistungspaket zur Erstellung der Amtssignatur

Im Rahmen des Referenzstädte-Arbeitspaket zur Amtssignatur besteht auch die Möglichkeit auf Wunsch operative Unterstützung bei der Erstellung der Amtssignatur in Anspruch zu nehmen. Als Ergebnis erhält die Stadt ihr Amtssignaturzertifikat inklusive Bildmarke, Signaturblockdefinition, Entwurf für die verpflichtende Veröffentlichung, etc.

Amtssignaturservice als Webanwendung

Um die Referenzstädte auch bei der Abfertigung von kommunalen Sendungen zu unterstützen, steht ein internetbasierter Amtssignaturservice zur Verfügung. Damit können im PDF-Format vorliegende Dokumente rasch und einfach mit der Amtssignatur versehen und dann auf herkömmliche Weise weiterverarbeitet werden. Die Webanwendung kann jedoch mit der elektronischen Übermittlung/Zustellung  gekoppelt werden, sodass den Anwendern folgende Möglichkeiten für die Abfertigung von Einzelerledigungen zur Verfügung stehen:

• nur Amtssignieren
• Amtssignieren und elektronisch Übermitteln
• nur elektronisch Übermitteln

Für die Nutzung der Webanwendung ist keinerlei zusätzliche Infrastruktur notwendig.

Details zur Unterstützung bei der Einführung der Amtssignatur  sowie zum Amtssignaturservice und
zur Webanwendung zum Amtssignieren und E-Übermitteln finden Sie auch auf den Seiten von IT-Kommunal, dem IT-Dienstleister für Städte und Gemeinden.