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Versand (Elektronische Übermittlung/Zustellung)

Ein zentraler Bereich der kommunalen E-Government-Architektur ist der elektronische Versand von Erledigungen bzw. Bescheiden. Daher werden im Rahmen der E-Government-Referenzstädte-Initiative zahlreiche Maßnahmen gesetzt um die elektronischen Übermittlung auszubauen sowie die duale Zustellung (elektronisch als auch postalisch) in ausgewählten Referenzstädten einzuführen. Elektronischer Versand der Ausgangspost eröffnet den Städten und Gemeinden angesichts deren vielfältiger Aufgaben ein enormes Einsparungspotential.

Mit einer Umstellung der Ausgangspost von herkömmlich postalischer auf elektronische Übermittlung bzw. Verlagerung des Drucks auf externe Druckstraßen lassen sich seitens der Kommunalverwaltung durchaus nennenswerte Einsparungen erzielen. Dies führt auch die kürzlich durchgeführte Auswertung von in 12 Teilnehmer-Städten der E-Government Referenzstädte-Initiative erhobenen Daten eindrucksvoll vor Augen. Die nun vorliegenden Ergebnisse zeigen bereits bei konservativen Annahmen – nur zehn Prozent der Ausgangspost werden elektronisch zugestellt – beträchtliche Einsparungspotentiale für die Städte und Gemeinden auf.

Um den Städten und Gemeinden den Umstieg auf die elektronische Übermittlung zu erleichtern, werden im Rahmen der Leitinitiative E-Government-Referenzstädte folgende Sonderkonditionen und Services angeboten:

• Besonders günstiger Tarif für Referenzstädte
• Keine Initialkosten für die Anbindung an die Übermittlungsinfrastruktur des Anbieters
• Webapplikation für die elektronische Übermittlung (mögliche Erweiterung mit Amtssignaturservice)
• Marketingleitfaden zur Erhöhung der Quote elektronischer EmpfängerInnen

Besonders günstiger Tarif für Referenzstädte

Dank einer Kooperationsvereinbarung mit dem auf elektronische Übermittlungsformen spezialisierten Serviceanbieter hpc DUAL wird den Städten und Gemeinden ermöglicht, ihre potentiellen elektronischen Übermittlungsvolumina kumuliert für die Berechnung der Übermittlungs- bzw. Zustelltarife zu Grunde zu legen. Von einem solcherart kumulierten Einkaufsvolumen profitieren schlussendlich alle – insbesondere jedoch kleinere – Städte und Gemeinden, da ab dem Erreichen der Mengenstaffel für die günstigste Tarifstufe diese für jede weitere Kommune, welche sich für die elektronische Übermittlung im Rahmen der Städtebund-Initiative entscheidet, unabhängig von deren tatsächlichem Zustellvolumen gilt. Durch diese Sonderkondition können zusätzlich bis zu 25 Prozent gegenüber dem Normaltarif eingespart werden. Schon durch den Zusammenschluss einiger weniger Städte fallen diese – durch die Addition ihrer Zustellvolumina für die Errechnung des Zustelltarifs – in die niedrigste Größenklasse.

Keine Initialkosten für die Anbindung an die Übermittlungsinfrastruktur des Anbieters

Bei einer geplanten elektronischen Abfertigung von Erledigungen sind mehrere Ausgangskanäle zu berücksichtigen. So sollen etwa Erledigungen aus Fachanwendungen, aus kommunalen ELAK-Systemen und aus anderen, beliebigen Systemen erstellte Einzelerledigungen rasch und einfach elektronisch übermittelt werden können. Für gängige kommunale Fachanwendungen sind die notwendigen Schnittstellen zur Zustellinfrastruktur („Send Station®“) bereits vorhanden, sodass Städten und Gemeinden hier kaum zusätzlicher Aufwand bei der Anbindung der dualen Zustellung entsteht bzw. die Initialkosten für die Anbindung an die Übermittlungsinfrastruktur des Anbieters zur Laufzeit der Referenzstädte-Initiative im Falle von kommunalen Standard-Anwendungen (z.B. KIM, ÖKOM) gänzlich entfallen.

Bei ELAK-Systemen kann durch die duale Zustellung sowie die direkte Anbindung an eine Druckstraße -insbesondere bei nachweislichen Sendungen, welche oftmals Individualerledigungen darstellen (z.B. Bescheide) – ein hoher Grad an externer Abfertigung erreicht werden. Die Schnittstelle zur dualen Zustellung wird für den unter anderem in Städtebund-Mitgliedsgemeinden in Einsatz befindlichen kommunalen ELAK Acta Nova zurzeit umgesetzt.

Webapplikation für die elektronische Übermittlung (mögliche Erweiterung mit Amtssignaturservice)

Um eine nahtlose Abfertigung von Einzelerledigungen zu ermöglichen, steht eine Webapplikation für die elektronische Übermittlung zur Verfügung. Diese ist so ausgelegt, dass die Erledigungen auf Wunsch auch amtssigniert werden können. Die Gemeinde kann, muss den Amtssignaturservice aber nicht in Anspruch nehmen. Die Erledigungen können daher wahlweise amtssigniert (und anschließend auf herkömmliche Weise versandt) oder amtssigniert und elektronisch übermittelt werden.

Der zusätzliche Vorteil der Nutzung dieses zentralen Services liegt darin, dass in den Gemeinden selbst keinerlei Infrastrukturinvestitionen notwendig sind. Bei der dualen Zustellung kommen darüber hinaus die für die Mitgliedsgemeinden des Städtebundes ausgehandelten Sonderkonditionen zu tragen. Die Verrechnung für die Nutzung des Amtssignaturservices erfolgt nicht pro amtssignierten Dokument sondern pauschal nach Größenklassen, wobei Mitgliedsgemeinden des Österreichischen Städtebundes aufgrund einer Kooperationsvereinbarung mit der Fa. hpc DUAL einen zusätzlichen Rabatt von 20 %. erhalten.

Informationen zur Amtssignatur sind im entsprechenden Bereich zu finden. Details zur Webanwendung zum Amtssignieren und elektronischem Übermitteln finden sich auf der Website von IT-Kommunal.

Marketingleitfaden zur Erhöhung der Quote elektronischer EmpfängerInnen

Um die Quote an potentiellen elektronischen EmpfängerInnen aber auch EinbringerInnen in den Städten und Gemeinden deutlich zu heben, wird als begleitende Maßnahme ein praxisnaher und stark umsetzungsorientierter Marketingleitfaden erstellt. Unter anderem ist vorgesehen, allen BürgerInnen, Unternehmen, Vereinen und sonstigen Organisationen, die regelmäßigen Kontakt mit der Kommunalverwaltung haben, die Vorteile der Nutzung elektronischer Services wie der elektronischen Antragstellung, der elektronischen Übermittlung von Sendungen oder dem Abschluss von Einziehungsaufträgen für laufende Zahlungen im Zuge persönlicher Kontakte durch Bedienstete der Kommunalverwaltung aufzuzeigen und diese zu einer aktiven Nutzung zu motivieren. Mit diesem Leitfaden soll den Städten ein „Rezept“ zur Verfügung gestellt werden, um die Anzahl der elektronischen Verfahrensabwicklungen in der Gemeindeverwaltung sukzessive zu erhöhen und langfristig beträchtliches Einsparungspotential abzuschöpfen. Der Leitfaden wird im dritten Quartal zur Verfügung gestellt.

Weitere Informationen zur Unterstützung bei der Einführung der dualen Zustellung finden Sie auch auf den Seiten von IT-Kommunal, dem IT-Dienstleister für Städte und Gemeinden.