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Leistungsbericht 2010

Mittwoch, den 26. Januar 2011 um 13:29 Uhr

Die Umsetzungsphase der Leitinitiative „Digitale Städte“ des Österreichischen Städtebundes (ÖStB) geht nunmehr in das dritte Jahr. Bei der Planung der umzusetzenden Maßnahmen wurden die Schwerpunkte seit Beginn des Projektes so gesetzt, dass sie mit allfälligen legistischen Vorgaben – wie dem verpflichtenden Einsatz der Amtssignatur ab 1.1.2011 – korrelierten bzw. auf Bereiche abstellten, die den Städten und Gemeinden langfristige Einsparungen sichern. Hier wurde 2010 vor allem ein starker Fokus auf die elektronische Übermittlung/Zustellung  gelegt.

2010 wurden folgende Bereiche behandelt bzw. Maßnahmen umgesetzt:

Kommunale Internetplattform

Eingangskommunikation

Ausgangskommunikation

Digitale Signatur

Allgemeines/Marketing

Kommunale Internetplattform

Im Rahmen der Umsetzung der Dienstleistungsrichtlinie bestand die Prämisse, auf allen staatlichen Ebenen das Informationsangebot über all jene behördliche Verfahren, welche inhaltlich unter den Wirkungskreis der Richtlinie fallen, auszuarbeiten und elektronisch verfügbar zu machen. Seitens des Bundes wurden in diesem Bereich unter dem Titel der „Content Syndizierung“ im Rahmen des Amtshelfers HELP.gv.at sowie insbesondere mit der Umsetzung des Unternehmensservicesportals (USP) maßgeblich Akzente gesetzt. Auf Ebene der Städte und Gemeinden verfolgte das Projekt „Content Regional“ im Rahmen der Initiative „Digitale Städte“ das Ziel, Verfahrensbeschreibungen auf Grundlage der Landesgesetzgebung qualitätsgesichert zu erstellen und – im Gegensatz zu HELP.gv.at – auch mit individuellen Erweiterungsmöglichkeiten zu versehen. Ein diesbezüglicher Pilotbetrieb startete im Dezember 2009 mit dem Magistrat St. Pölten und konnte Ende 2010 den Produktivbetrieb aufnehmen. Damit stehen nun ausgewählte, standardisierte Beschreibungen von Verfahren auf Basis niederösterreichischer Landesgesetze sowie eine ausgereifte Technologie zur Syndizierung zur Verfügung, um auch auf andere interessierte Städte und Gemeinden ausgeweitet zu werden.

Eingangskommunikation

Die Ergebnisse einer 2009 durchgeführten Erhebung von Eingangspost-Volumina und -typen wurden 2010 in ein Konzept für ein „Digitales Posteingangsmanagement“ integriert. Der Gesamtbericht wird 2011 in eigenen fachspezifischen Veranstaltungen präsentiert werden. Dabei stehen vor allem die möglichen Varianten der elektronischen Eingangsposterfassung bzw. Dokumentendigitalisierung im Mittelpunkt. Ziel der Studie war es aufzuzeigen, welche Maßnahmen und Schritte bei der Umsetzung eines digitalen Eingangspostmanagements in der Gemeinde zu beachten sind und welche verschiedenen Möglichkeiten – z.B. im Bereich der Dokumentendigitalisierung – zur Verfügung stehen. Unterlegt wird die Studie mit praktischen Umsetzungsbeispielen auf Basis konkreter Produktimplementierungen.

Ausgangskommunikation

Die bereits 2009 in Angriff genommenen Vorarbeiten für die Umsetzung der dualen Zustellung ermöglichten es 2010, die Umstellung von herkömmlich postalischer Übermittlung auf elektronische Übermittlungsformen in einigen Referenzstädten zu forcieren. Dass sich damit bzw. mit der Verlagerung der Ausgangspostabfertigung auf externe Druckstraßen-Dienstleister einbeträchtliches Einsparungspotenzial für die Kommunalverwaltung lukrieren lässt, führte auch eine mit 19 Städten/Gemeinden der Leitinitiative „Digitale Städte“ durchgeführte Erhebung zum „Einsparungspotential durch elektronische Übermittlung“ eindrucksvoll vor Augen. Parallel dazu können teilnehmende Städte und Gemeinden auf Grund eines Sondervertrages zusätzlich Kosten sparen, da dieser für die Berechnung der Zustelltarife ein Aufsummieren der Zustellvolumina aller Teilnehmer erlaubt, sodass diese mit steigender Teilnehmerzahl sehr rasch in die niedrigste Tarifstufe rutschen. Diese Sonderkonditionen für die duale Zustellung  im kommunalen Bereich konnten bereits 2009 ausgehandelt und 2010 als Angebot an die Städte und Gemeinden herangetragen werden.

Als praktische Umsetzungsmaßnahme im Bereich „Ausgangskommunikation“ wurde 2010 eine zentral bereitgestellte Webanwendung aufgebaut, mit welcher PDF-Dokumente nicht nur mit der Amtssignatur versehen, sondern auch gleich elektronisch übermittelt werden können.

Digitale Signatur

2010 stand ganz im Zeichen der neuen Anforderungen, die der Einsatz der Amtssignatur ab 1.1.2011 an die Verwaltungen stellt. Damit die Städte und Gemeinden diese zeitgerecht erfüllen können, wurde im Rahmen der Leitinitiative „Digitale Städte“ ein Handbuch erstellt, das Städten und Gemeinden eine detaillierte Anleitung liefert, welche Schritte bei der Einführung der Amtssignatur in ihrer Kommunalverwaltung zu setzen sind. Zentraler Inhalt dieses „Schritt-für-Schritt-Leitfadens“ war die organisatorische Unterstützung bei der Beschaffung und Einrichtung des Amtssignatur-Zertifikates inklusive aller notwendigen Vorkehrungen für dessen Verwendung. Die Bandbreite der beschriebenen Maßnahmen reichte dabei von der Bestellung des Zertifikates bis zur rechtskonformen Gestaltung der visuellen Darstellung (Bildmarke und Hinweis sowie Prüfinformation).

Allgemeines/Marketing

Neben der laufenden Information der Referenzstädte zum Status der Leitinitiative und Berichten zum Projektfortschritt auf der Website, die der breiten Öffentlichkeit zugänglich ist, wurden 2010 im Auftrag des Österreichischen Städtebundes auch Fachveranstaltungen organisiert, welche die Bereiche „Amtssignatur und duale Zustellung“ als auch die „Kommunale Musterwebsite“ zum Inhalt hatten. Das große Interesse der Veranstaltungsteilnehmer – insbesondere die Neuerungen zur ab 1.1.2011 verpflichtend einzusetzenden „Amtssignatur“ betreffend – zeigte, dass die Städte und Gemeinden im Bereich „E-Government“ durchaus starken Bedarf an entsprechender Unterstützung durch den Österreichischen Städtebund haben. Die Veranstaltungsreihe soll auch 2011 fortgesetzt werden und Maßnahmen aufgreifen, durch deren Verwirklichung nicht nur die Verwaltungsabläufe erleichtert werden, sondern auch langfristig positive Auswirkungen auf die Gemeindehaushalte erzielt werden können.